Racjonalna gospodarka zapasami

Wstęp

Wśród producentów mebli często spotykaną polityką w zakresie zaopatrzenia jest realizacja zakupów materiałów bezpośrednio pod potrzeby wynikające z bieżących zleceń produkcyjnych. W przypadku zakładów realizujących produkcję w oparciu o indywidualne zamówienia klientów takie podejście jest często uzasadnione, gdyż ze względu na różnorodność produktów i zamówień trudno jest przewidzieć przyszłe zapotrzebowanie na materiały. Dzięki temu uzyskuje się również wysoki poziom rotacji zapasów. Jednakże, pomimo to, w niektórych sytuacjach, praktyka ta nie jest w pełni efektywna z punktu widzenia ekonomicznego. Nierzadko skutkuje ona bowiem wysoką częstotliwością uzupełniania danego materiału, co z ;kolei może prowadzić do mniej racjonalnego wykorzystania środków transportowych oraz ogólnego zwiększenia kosztów zaopatrzenia. Jednocześnie przy takim sposobie planowania zakupów możliwe terminy rozpoczęcia realizacji poszczególnych zleceń produkcyjnych są całkowicie uzależnione od terminów dostaw materiałów. W konsekwencji prowadzi to do preferowania dostawców zapewniających krótkie terminy realizacji w stosunku do tych mogących zaoferować bardziej atrakcyjne ceny zakupu. Dlatego też warto przyjrzeć się innym możliwym politykom prowadzenia gospodarki materiałowej, przedstawionych w dalszej części artykułu.

Zapas dysponowany

W planowaniu zakupów z wykorzystaniem systemów informatycznych często stosuje się pojęcie zapasu dysponowanego. Zapas dysponowany odzwierciedla bieżący zapas magazynowy po odjęciu zapotrzebowań wynikających z zamówień klientów i zaplanowanej produkcji oraz dodaniu ilości w zamówieniach zakupu będących w takcie realizacji przez dostawcę. W przeciwieństwie zatem do rzeczywistego zapasu magazynowego, którego stan jest dodatni lub wynosi zero, zapas dysponowany może przyjmować również wartości ujemne, co oznacza, że bieżący zapas materiałów oraz złożone zamówienia na materiały nie pokrywają aktualnych potrzeb produkcji. Posługiwanie się zapasem dysponowanym w planowaniu zakupów pozwala znacznie szybciej zareagować na niedobór materiału, niż w przypadku obserwacji wyłącznie ilości fizycznie dostępnej w magazynie.

Posługując się zapasem dysponowanym można realizować poniższe metody gospodarowania zapasami.

Polityka zapasu stałego

Stosowanie zapasu stałego może mieć zastosowanie w przypadku, gdy uzasadniona jest realizacja cyklicznych dostaw, co określoną liczbę dni (na przykład raz w tygodniu, lub co miesiąc), ale wielkość dostaw może być zmienna. Polityka ta zakłada ustalenie stałego poziomu zapasu dysponowanego, do którego uzupełnia się zapas danego materiału w wyniku każdego zamówienia. Wielkość każdego zamówienia stanowi zatem różnicę pomiędzy ustalonym poziomem zapasu stałego a bieżącym poziomem zapasu dysponowanego.

Stosując zapas stały w wielu przypadkach możliwe jest rozpoczęcie produkcji natychmiast, bez oczekiwana na dostawę materiałów, podczas gdy stan danego materiału zostaje uzupełniony w wyniku regularnej, cyklicznej dostawy.

Schemat planowania zakupów w oparciu o politykę zapasu stałego ilustruje ryc. 1.

Ryc. 1. Schemat planowania zakupów w oparciu o politykę zapasu stałego

Polityka stanu minimalnego

Polityka stanu minimalnego polega na określeniu minimalnej wartości zapasu dysponowanego, zwanej też poziomem odnowienia. Wartość ta powinna uwzględniać zapas bezpieczeństwa i zapas pozwalający zachować ciągłość produkcji do czasu realizacji dostawy. Gdy stan dysponowany spada poniżej zapasu minimalnego składane jest do dostawcy zamówienie zakupu na materiał. W tym przypadku zwykle uzasadnione jest stosowanie stałej, arbitralnie przyjętej wielkości zamówienia wynikającej z wielkości opakowań zbiorczych lub optymalnego wykorzystania środków transportowych. Jeżeli przyjęta stała wielkość zamówienia nie zapewnia wyrównania poziomu zapasu dysponowanego do stanu minimalnego, to jedną z możliwych praktyk jest złożenia zamówienia na wielokrotność pierwotnie ustalonej wielkości zamówienia.

Przy odpowiednio wysokim poziomie odnowienia powyższa praktyka znacznie redukuje zależność terminów rozpoczęcia produkcji od terminów dostaw, w dużej mierze zabezpiecza też przed przestojami na wypadek sytuacji losowych.

Schemat planowania zakupów w oparciu o politykę zapasu minimalnego ilustruje ryc. 2.

Ryc. 2. Schemat planowania zakupów w oparciu o politykę zapasu minimalnego

Polityka stanu minimalnego i maksymalnego

Polityka ta stanowi rozszerzenie koncepcji stanu minimalnego, gdzie oprócz poziomu odnowienia określa się również poziom maksymalny zapasu dysponowanego. Gdy stan dysponowany spada poniżej zapasu minimalnego składane zamówienie zakupu na taką ilość materiału, by uzyskać wzrost stanu zapasu dysponowanego do poziomu maksymalnego. W tej koncepcji wielkość zamówienia jest zmienna, może ona jednak stanowić pewną wielokrotność wynikającą z wielkości opakowań zbiorczych.

Racjonalny dobór parametrów dla tej polityki, poza zmniejszeniem uzależnienia terminów rozpoczęcia produkcji od zaopatrzenia, pozwala na zredukowanie częstotliwości dostaw, co ma znaczenie zwłaszcza w przypadku wysokich kosztów transportu.

Schemat planowania zakupów w oparciu o politykę zapasu minimalnego i maksymalnego ilustruje ryc. 3.

Ryc. 3. Schemat planowania zakupów w oparciu o politykę zapasu minimalnego i maksymalnego

Inne metody

Oprócz przedstawionych powyżej, istnieją również metody oparte na prognozowaniu przyszłego popytu na wyroby gotowe w oparciu o zaawansowane modele statystyczne i kalkulacji zapotrzebowania materiałowego na podstawie uzyskanych prognoz. Są to jednak rozwiązania znacznie bardziej złożone w implementacji i codziennej obsłudze. Tymczasem z naszego doświadczenia ze współpracy z producentami mebli wynika, że prezentowane w niniejszym opracowaniu metody w  większości przypadków wykazują wystarczającą skuteczność.

Wybór polityki planowania

Wybór konkretnej polityki planowania i związanych z nią parametrów powinien być przeprowadzony osobno dla każdego materiału lub grupy materiałów. Zupełnie inaczej będą uzupełniane zapasy masowo zużywanych, i przy tym relatywnie tanich wkrętów meblowych, inaczej w przypadku droższych prowadnic do szuflad a jeszcze inaczej w przypadku trudno dostępnej tkaniny tapicerskiej.

Wybór zależy również od okoliczności w jakich funkcjonuje danych zakład, w tym, między innymi od relacji z dostawcami.

Ogólnie, przy wyborze metody planowania i poszczególnych parametrów należy wziąć pod uwagę, między innymi, następujące czynniki:

• średnie zużycie danego materiału,
• wartość materiału,
• wielkość opakowania zbiorczego,
• koszt transportu,
• średni czas dostawy i ryzyko związane z potencjalnym opóźnieniem,
• objętość jednostki danego materiału i ograniczenia dostępności przestrzeni magazynowej,
• ryzyko deprecjacji danego materiału w wyniku długiego składowania.

Podsumowanie

Aby w pełni wykorzystać potencjał każdej z metod planowania konieczne jest odpowiednie oprogramowanie, które na bieżąco bilansować będzie stany magazynowe, zlecenia produkcyjne i złożone dotychczas zlecenia zakupu i na tej podstawie sugerować kolejne zamówienia na materiały z uwzględnieniem przyjętych polityk uzupełniania zapasów. Dla pełnej automatyzacji tego procesu niezbędna jest ścisła integracja oprogramowania do planowania i kontroli przepływu produkcji oraz oprogramowania magazynowego. Do systemów informatycznych pozwalających prowadzić efektywną gospodarkę zapasami należy oprogramowanie MebelPlan dedykowane dla branży meblarskiej. Program ten umożliwia zarówno kalkulację potrzeb materiałowych i planowanie zakupów, jak planowanie i kontrolę produkcji. Dzięki takiej integracji planowanie zakupów w MebelPlan opiera się zawsze o aktualne dane dotyczące zapotrzebowania i zużycia materiałów przez produkcję, jak i postępy w realizacji złożonych wcześniej zamówień na materiały.